FAQ Zertifizierung/Beratung

Eine Anmerkung vorab:
Die folgenden Zeilen spiegeln ausschließlich meine persönlichen Erfahrungen und mein Wissen wider.
(Begriffe siehe hier)

Welche Fachkundige Stelle (FKS) ist die Richtige?

Antwort: **EINE WIRKLICH WICHTIGE FRAGE!!**
Die meisten Träger denken nur an die Kosten und die örtliche Nähe der FKS zu ihrem Unternehmen. Das spielt jedoch nur eine untergeordnete Rolle!

Von WESENTLICHER Bedeutung, weil es hier große Unterschiede gibt, sind:

  • Welche und wieviele Dokumente muß ich bei einer Zertifizierung einreichen?
  • Welche Nachweise muß ich bei der Preiskalkulation für Maßnahmen einreichen oder reicht es aus, die Kosten nur glaubhaft zu machen?
  • Muß bei Änderungen jedweder Art immer ein Auditor ins Haus kommen oder geht das auch per Email?
  • Wie viele Maßnahmen werden in die Referenzauswahl genommen, wenn ich Maßnahmen zulassen möchte (preisentscheidend)?
  • Wie werden Abweichungen beurteilt, wie hoch ist der Nacharbeitungsaufwand?
  • Wie weit dürfen die Kosten für Aktivierungsmaßnahmen den BDKS überschreiten?
  • Wie hoch darf der Gewinn max. sein, wenn Sie eine Maßnahme kalkulieren?
  • Welche Größe muß ein Schulungsraum haben? Wann ist er zu klein?
    Ist bei jeder Zulassung eines Standortes immer eine Gefährdungsanalyse beizubringen?
  • Wie viele Formulare muß ich bei meiner FKS ausfüllen und wie umfangreich sind diese?
  • Wie schnell ist die FKS mit der Bearbeitung, wie lange muß ich auf die Zulassung warten?
  • Werden meine Fragen am Telefon von der FKS schnell beantwortet?
  • Wie hoch sind die Reisekosten für einen Auditorenbesuch?

Hinweise zu den Auswahlkriterien:
An vielen Stellen der AZAV kann die FKS selbst entscheiden, wie „streng“ sie die Anforderungen auslegt und welche oder ob überhaupt Nachweise von Ihnen zu erbringen sind. DAS IST ENTSCHEIDEND!!!

Wenn Sie Fragen zu diesen Punkten haben, beantworte ich Ihnen diese gern, Anruf genügt.

Hinweise zur räumlichen Nähe der Fachkundigen Stelle:
Grundsätzlich erfüllen alle FKS die gleichen Kriterien und werden jährlich von der Bundesagentur für Arbeit überwacht. Jede FKS arbeitet zusammen mit einem Pool freiberuflicher Auditoren die über das gesamte Bundesgebiet verteilt sind. So könnte man im Norden durchaus eine FKS aus dem südlichen Raum der Bundesrepublik wählen und der zuständige Auditor käme aus ihrer Nähe.

Reicht ein Voraudit?

Alle Zertifizierer bieten auch ein sog. „Voraudit“ an. Eine Leistung, die von Ihnen zusätzlich beauftragt werden kann aber nicht notwendig für eine Zertifizierung nach AZAV ist!
Ein Voraudit kann Ihre Zertifizierungsreife feststellen, indem sozusagen eine „Generalprobe“ eines Zertifizierungsaudits durchgeführt wird. Im Anschluß wird Ihnen der Auditor sagen, an welchen Stellen es noch hapert und wo Sie evtl. noch nachbessern müssen.

Für ein Voraudit müssen Sie natürlich Ihr QM-System und die gesamte QM-Dokumentation fertig haben, sonst gibts nichts zu prüfen.

Ein Zertifizierer ist eine unabhängige Stelle die keine Beratung durchführen darf, ebenso auch nicht deren Auditor.
Manche Träger hoffen, durch ein Voraudit Beraterkosten einsparen zu können, ein Trugschluß.

Können wir für 1.500,-€ eine günstige Zertifizierung bekommen?

ANTWORT: NEIIIN! Sie müssen unterscheiden, zwischen den Kosten für einen Zertifizierer (Fachkundige Stelle) die für einen Zeitraum von 3-5 Jahren entstehen, von dem Sie auch Ihr Zertifikat zum Schluß bekommen und einem Berater oder einer Beratungsgesellschaft die Ihnen hilft, Ihre Unterlagen für die Zertifizierung vorzubereiten. Den Zertifizierer müssen Sie bezahlen, den Berater können Sie beauftragen. Zu den Kosten siehe weiter unten.

Können uns größere Beratungsgesellschaften nicht bessere Angebote machen?

ANTWORT: Zzt. scheinen Berater wie Pilze aus dem Boden zu schießen. Da gibt es günstige Angebote oder „Gruppenverträge“. Persönlich halte ich davon nicht sehr viel, wenn Ihnen am Tag X das fertige Handbuch übergeben wird! Wie wollen Sie damit das Audit des Zertifizierers durchstehen? Lassen Sie Ihr Handbuch von niemand anderem erstellen! Ein internes Audit sollte der Berater gemeinsam mit Ihnen durchführen und Sie dabei anlernen. Nicht er allein führt ein Audit durch. Schließlich sollten Sie in Zukunft alles selbst machen können!

Ist eine Zertifizierung wirklich so teuer? Es gibt Angebote zwischen 1.000,- bis 6.000,- €?

ANTWORT: Ja, eine Zertifizierung ist tatsächlich nicht preiswert. Besonders kleine Arbeitsvermittler haben mit diesen Kosten sehr zu kämpfen. Sie sollten aber wissen:

  • Verträge mit einer Fachkundigen Stelle (FKS) schließen Sie immer über 3 oder 5 Jahre ab. Die AZAV gestattet auch 5-Jahres-Verträge.
  • In dieser Laufzeit kommt die FKS in jährlichem Abstand insgesamt 3- bzw. 5 x zu Ihnen und überprüft Ihr QM-System.
  • Es müssen Zertifikate ausgestellt werden, die FKS beschäftigt hoch qualifizierte Auditoren und Fachkräfte, die im gesamten Zeitraum Ihr Zertifikat überwachen. Auch eine Fachkundige Stelle muß ein QM-System haben und selbst „akkreditiert“ sein, was auf seiner Seite ebenfalls erhebliche Kosten verursacht.
  • Wenn ein Audit bei Ihnen stattgefunden hat, muß ein weiterer unabhängiger Auditor den gesamten Zertifizierungsprozess nachvollziehen und noch einmal alle Schriftstücke und Terminierungen überprüfen.

Diese Aufgaben verursachen hohe Kosten, sind jedoch auf die Laufzeit von 3 bzw. 5 Jahren zu verteilen. Es gibt keine Verträge oder Zertifikate für 1 Jahr!

Kosten der Zertifizierung: für einen kleinen Betrieb mit ca. 1-5 Personen liegen die Gesamtkosten für eine Zertifizierung (soweit mir bis heute bekannt) bei ca. 3.500 – 4.000,-€. Diese setzten sich aus dem Erstaudit (ca. 1.200- 2.000,-€) sowie zwei kleineren Überwachungsaudits (je ca. 900-1.000,-€) zusammen (bei 3 Jahren Laufzeit). Die 6.000,-€ halte ich persönlich für überteuert.

Gesamtangebote für unter 1.000,-€ kann ich mir nicht vorstellen, damit kann eigentlich max. die Erstzertifizierung gemeint sein.

Sind alle Zertifizierer/ Fachkundigen Stellen (FKS) seriös?

ANTWORT: Ja, da ihre Arbeit ebenfalls durch einen „Akkreditierer“ überwacht wird. Eine Liste der für die AZAV zugelassenen Zertifizierer (auch Fachkundige Stellen genannt) finden Sie hier.

Im Angebot ist die Rede von einem "Voraudit", brauchen wir das?

ANTWORT: Wenn Sie einen Berater haben, brauchen Sie das nicht vorausgesetzt, der Berater führt mit Ihnen ein internes Audit durch, was unbedingt zu seinen Leistungen gehören sollte!

Ein Voraudit ist ein zusätzliches Angebot des Zertifizierers, bei dem ein Auditor im Vorwege Ihr QM-System (und natürlich die Vorgaben zur AZAV) überprüft. Damit stehen Sie auf der „sicheren Seite“ und können einschätzen, ob Sie ein Zertifizierungsaudit bestsehen würden. Nach dem Voraudit bekommen Sie Verbesserungsvorschläge und Hinweise, was bei Ihnen evtl. noch zu verändern ist. (Manche Menschen fahren mit ihrem Auto erst einmal zum TÜV um dann anhand der Mängelliste eine Werkstatt zu beauftragen).

Woran erkenne ich einen seriösen Berater?

Antwort: Ein seriöser Berater ist nicht preiswert. Die Tagessätze können sich zwischen ca. 400-900,-€ bewegen. Natürlich gibt es auch höhere Sätze, ob diese in Bezug auf die AZAV angemessen sind, lasse ich persönlich hier im Raum stehen…

Ganz besonders in Bezug auf die AZAV sollte der Berater aber aktiv als Auditor tätig sein! Das kann er nachweisen, anhand einer sog. „Berufungsurkunde“ eines Zertifizierers. Der Zertifizierer beruft Ihn damit als einen Auditor, der die Anforderungen in Bezug auf Ausbildung und Erfahrung erfüllt und für seine Gesellschaft tätig werden darf. Berufungsurkunden sind immer zeitlich begrenzt. Es kann sich um einen „Auditor“ oder um einen „Lead-Auditor“ handeln (siehe Begriffe). Einem Auditor stehen immer neueste Informationen der Bundesagentur für Arbeit zur AZAV zur Verfügung.

Uns wurde ein fertiges QM-Handbuch für ca. 1.000,-€ angeboten, reicht das nicht aus?

ANTWORT: Nein. Das Handbuch ist nur ein Teil der Anforderungen die Sie erfüllen müssen. Im Handbuch beschreiben Sie, wie und womit Sie arbeiten. Spätestens im Zertifizierungsaudit müssen Sie dem Auditor zum Inhalt Ihres Handbuchs Rede und Antwort stehen. Ihre Antworten müssen sich mit den Angaben im Handbuch decken. Sie müssen Ihre Formulare und Ihre Verfahrensweisen kennen.

Selbst wenn Sie durch das Audit kommen würden, so wäre Ihr Wissen darum, was ein QM-System ist, wahrscheinlich ziemlich begrenzt. D.h. Sie stellen das Handbuch ins Regal, tun weiter nichts dafür und fangen in einem Jahr wieder von vorne an. Tabellen und Daten müssen für das vergangene Jahr nachgepflegt werden usw. Das kostet jedesmal sehr viel Geld und Zeit.

Kann man über einen Verband oder wenn man sich mit anderen Trägern zusammenschließt, vielleicht preiswerter zertifiziert werden?

ANTWORT: Jein. Grundsätzlich muß sich jeder Träger selbst zertifizieren lassen. Man kann sich nicht mit anderen zusammenschließen, es sei denn, man gründet eine gemeinsame Gesellschaft/Unternehmen.

Ein Verband kann evtl. für seine Mitglieder bessere Konditionen bei einem Zertifizierer aushandeln, aber warum sollte er das für Nichtmitglieder tun? Auch hier muß sich jeder einzeln zertifizieren lassen. Es ist nicht möglich alle Mitglieder eines Verbandes gemeinsam zuzulassen. Auch gibt es keine Matrixzertifizierungen o.ä., wie z.B. bei der ISO 9001.

Etwas anderes ist natürlich die Zulassung eines Unternehmens mit mehreren Standorten, da wird es preiswerter, wenn es einen Hauptstandort gibt und die Niederlassungen alle nach dem gleichen Vorgehen arbeiten.

Was brauche ich alles für eine Zertifizierung?

ANTWORT: Ein QM-Handbuch inkl. aller Dokumente wie z.B. Verfahren und Formulare, welches alle Anforderungen der AZAV abgeckt, den Auditbericht Ihres internen Audits und die Managementbewertung (auch Managementreview).

Wie kann ich mich am preiswertesten zertifizieren lassen?

ANTWORT: einen Teil selber machen (Infos und Vorlagen vom Berater) und für den Rest einen Berater wählen. siehe unter Private Arbeitsvermittler

Weitere Fragen beantworte ich Ihnen gern!

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