Allgemeine Fragen zur AZAV

Was ist ein QM-System?

Ganz einfach ausgedrückt, ein Satz, den Sie bestimmt schon einmal in Ihrem Leben ausgerufen haben: „Muß ich denn immer alles selber machen!?“
Warum sagt man so etwas? Weil in Ihrem Unternehmen nicht so gearbeitet wird, wie Sie es sich vorstellen. Also: definieren Sie (möglichst in Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern), wie bei Ihnen gearbeitet werden soll! Legen Sie Wert auf Struktur und Systematik.

Die Arbeitsagentur beantwortet Fragen zur AZAV?

Wenig! Leider kennt kaum ein Mitarbeiter der Arbeitsagentur die Anforderungen der AZAV. Es erscheint mir fraglich, ob die BA-interne Informationspolitik funktioniert? Auf jeden Fall erhalten Sie von fast jedem Mitarbeiter eine andere Antwort. Es gibt auch Arbeitsagenturen, die ihre eigenen Wege gehen und die Vorgaben der AZAV (die ja schließlich aus Nürnberg kommen) anders auslegen, als beabsichtigt. Wenden Sie sich bei Fragen gerne an mich, dann wissen Sie wo es lang geht!

Wer ist ein Träger?

Ein Träger ist jede natürliche oder juristische Person oder Personengesellschaft, die Maßnahmen der Arbeitsförderung selbst durchführen oder durch Dritte durchführen lassen. Mit anderen Worten, zu den Trägern können Einzelpersonen (z.B. Vermittler) gehören, ebenso wie Unternehmen. Die Eigenschaft wird in § 21 SGB III erklärt.

Müssen sich alle Vermittler zertifizieren lassen?

Nein. Eine Zertifizierung ist nur notwendig, wenn Sie Vermittlungsgutscheine annehmen und später bei der Arbeitsagentur einreichen (abrechnen) wollen.
Möchten Sie Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheine abrechnen, benötigen Sie eine Zertifizierung bis spätestens 31.12.2012; bis dahin reicht vorerst Ihr Gewerbeschein. Auch Einzelpersonen als Vermittler gehören zu dieser Gruppe (siehe oben „Wer ist ein Träger).

Mit welchen Kosten müssen wir für eine Zertifizierung rechnen?

Die Kosten bis zur Zertifizierung setzen sich zusammen aus:

  • Kosten für einen Berater (den Sie sich unbedingt leisten sollten!),
  • Zertifizierungskosten für die Dauer von 3 Jahren (der Auditor kommt jährlich)
  • Eigener Personalaufwand für die Erstellung der Dokumentation und Umsetzung der einzelnen Forderungen (fällt in dem Umfang nur bei der Erstzertifizierung an).

Die spätere Aufrechterhaltung, Weiterentwicklung und Verbesserung Ihres QM-Systems erfolgt während der täglichen Arbeit.

Wie lange dauert es bis zur Zertifizierung?

Der Zeitumfang ist natürlich abhängig von der Größe des Unternehmens, im Schnitt müssen Sie mit ca. 4-6 Monaten für den Aufbau in Ihrem Unternehmen rechnen.
Kleinere Arbeitsvermittlungsunternehmen sollten das in gut 2 Monaten schaffen. Beginnen Sie möglichst früh mit der Umsetzung!

Erfahrungsgemäß starten viele Unternehmen oft erst sehr spät, was zum Schluß zu vielen Überstunden, Wochenendarbeit, großer Unruhe und Unzufriedenheit der Mitarbeiter führt, denn das Tagesgeschäft wartet nicht. Denken Sie daran, dass die Dokumentationsarbeiten während der Arbeitszeit erfolgen.

Die Hauptaufgabe besteht darin, ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) in Ihrem Unternehmen aufzubauen. Dafür sind Ihre Abläufe zu untersuchen und eine QM-Dokumentation aufzubauen. Dieser Zeitaufwand fällt nur zu Beginn in größerem Umfang an, weil alle Dokumente erst einmal erstellt werden müssen. Es ist natürlich auch sinnvoll, bestehende Dokumente einzubinden.

Wenn Sie die Terminierung mit einem Zertifizierer möglichst früh abstimmen, sollte dieser einen zeitnahen Termin bieten können.

Wie läuft eine Zertifizierung ab?

Nachdem Sie Ihr QM-System komplett eingerichtet, ein internes Audit sowie ein Magementreviw durchgeführt haben, holen Sie sich mehrere Angebote von Zertifizierern ein („Fachkundige Stellen“, deren Adressen Sie im web unter „arbeitsagentur.de“ bekommen).

Ist der Auftrag erteilt, wird sich der Auditor bei Ihnen zwecks Terminabsprache melden. Danach sendet er Ihnen einen Auditplan zu. Diesem können Sie die genauen Uhrzeiten, die Bereiche und Personen entnehmen, die auditiert werden. Gleichzeitig bittet er Sie um die Zusendung Ihrer QM-Dokumentation, des internen Auditberichts und des Managementreviews.

Bei der ersten Zertifizierung werden zwei Audits durchgeführt. Das Audit Stufe I und -wenn ohne Mängel bestanden- das Audit Stufe II, beide finden in Ihrem Unternehmen statt.
Zum Ende des Audits erfahren Sie in einem Abschlußgespräch, zu welchem Ergebnis der Auditor gekommen ist, bzw. was seine Empfehlung für die Zertifizierung sein wird.

Hat es keine Abweichungen gegeben, erhalten Sie nach der sog. Vetoprüfung (ein nochmaliges Überprüfen aller Auditunterlagen inkl. des Auditberichts des Auditors) durch den Zertifizierer, das Zertifikat. Ab diesem Zeitpunkt wird der Auditor jährlich wieder zu Ihnen kommen und ein Überwachungsaudit durchführen, welches jedoch wesentlich weniger Zeit in Anspruch nimmt, als beim ersten Mal (ca. 50% der Erstzertifizierung).

Nach Ablauf von 3 Jahren müssen Sie Ihr Zertifikat verlängern. Dazu beauftragen Sie erneut einen Zertifizierer, bzw. dieser wird sich automatisch bei Ihnen melden und den Ablauf Ihres Zertifikats ankündigen. Sie haben auf jeden Fall ausreichend Zeit sich auf eine „Rezertifizierung“ vorzubereiten. Diese beträgt vom Zeitumfang her ca. 3/4 der Erstzertifizierung.

Bei Fragen zur Zertifizierung rufen Sie mich gern an oder nutzen mein Kontaktformular auf diesen Seiten.

Wie lange darf ein Praktikum dauern?

Die Dauer geben Sie als Träger mit Ihren Erfahrungen zur Erreichung des Bildungsziels vor. Die Arbeitsagentur gibt vor, dass der Std.-Anteil max. 49% der Gesamtdauer betragen darf.

Gibt es Fördermöglichkeiten oder Zuschüsse für die Zertifizierungskosten?

Ja, einen Antrag für Fördergelder durch den Bund und die notwendige Unterstützung bei der Antragstellung erhalten Sie bei mir, während der Beratung zur Zertifizierung. Es lohnt sich nicht immer, diese Fördergelder zu beantragen, weil durch die zusätzlich geforderten Beratungsleistungen (ohne die aber die Qualität einer Beratung nicht leiden darf), das Honorar für diese Dienstleistung erheblich steigen kann, was letztendlich die Fördergelder von max. 1.500,- € geradezu auffrißt.

Sind Ihre Fragen unbeantwortet geblieben?

Dann nehmen Sie hierzu bitte Kontakt mit mir auf!