Allgemeine Fragen zur AZAV

Was ist ein QM-System?

Ganz einfach ausgedrückt, ein Satz, den Sie bestimmt schon einmal in Ihrem Leben ausgerufen haben:
“Muß ich denn immer alles selber machen?”
Warum sagt man so etwas? Weil in Ihrem Unternehmen nicht so gearbeitet wird, wie Sie es sich vorstellen!

Deshalb:

  • definieren Sie (möglichst in Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern), wie bei Ihnen gearbeitet werden soll, das sind die Prozessbeschreibungen.
  • Legen Sie Wert auf Struktur und Systematik? Nur so gewinnen Sie Klarheit für alle Personen und ihre Arbeitsweise wird transparent. In diesem Bereich geht es um das Organigramm, die Stellenbeschreibungen und Qualifikationsprofile.
  • Möchten Sie Ihr Unternehmen weiterentwickeln oder immer auf der Stelle „dümpeln“? Sicher nicht! Zum Kerngedanken des Qualitätsmanagements gehören die ständige Verbesserung, die Fehlerbehebung und die Minimierung von Risiken.
  • Weiterentwicklung? Definieren und überwachen Sie Ihre Unternehmens- und Qualitätsziele. Formulieren Sie eine Strategie!

Und vor allem: machen Sie sich Gedanken über ein richtig gutes Leitbild. Wer sind Sie? Was unterscheidet Sie von anderen? Was können Sie besonders gut? Das ganze knackig formuliert ohne viel „blabla“ liest man sogar gern!

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Die Arbeitsagentur beantwortet Fragen zur AZAV?

NEIN, oder nur wenig! Leider kennt kaum ein Mitarbeiter der Arbeitsagentur die Anforderungen der AZAV!
Wir denken inzwischen, dass es gar nicht Absicht der B-U-N-D-E-S-agentur ist, die einzelnen Agenturen für Arbeit und Jobcenter zu informieren!

Wichtig ist in diesem Zusammenhang: die Anforderungen der AZAV kommen aus Nürnberg bzw. vom BMAS, die konkreten Vorstellungen der örtlichen Kostenträger sehen manchmal anders aus nämlich Ihre Teilnehmer in Arbeit zu bringen! Das führt jedoch öfters zu skurrilen Unterschieden, die man meistens nur mit einem starken Partner wie mit uns, gemeinsam versteht und durchsteht!

Auf jeden Fall erhalten Sie von fast jedem Mitarbeiter, wenn überhaupt, eine andere Antwort, wenn überhaupt! Es gibt auch Arbeitsagenturen, die ihre eigenen Wege gehen und die Vorgaben der AZAV anders auslegen, als beabsichtigt.

Wenden Sie sich bei Fragen gerne an uns, dann wissen Sie wo es lang geht,
wir regeln das auch gern mit der Agentur für Arbeit oder Ihrem Jobcenter!

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Wer ist ein Träger?

Ein Träger ist jede natürliche oder juristische Person oder Personengesellschaft, die Maßnahmen der Arbeitsförderung selbst durchführen oder durch Dritte durchführen lassen. Mit anderen Worten, zu den Trägern können Einzelpersonen (z.B. Vermittler) gehören, ebenso wie Unternehmen. Die Eigenschaft wird in § 21 SGB III erklärt.

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Müssen sich alle Vermittler zertifizieren lassen?

Nein. Eine Zertifizierung ist nur notwendig, wenn Sie Vermittlungsgutscheine annehmen und später bei der Arbeitsagentur einreichen (abrechnen) wollen.
Möchten Sie Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheine abrechnen, benötigen Sie eine AZAV-Zertifizierung. Auch Einzelpersonen als Vermittler gehören zu dieser Gruppe
(siehe oben “Wer ist ein Träger?“).

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Mit welchen Kosten müssen wir für eine Zertifizierung rechnen?

Die Kosten bis zur Zertifizierung setzen sich zusammen aus:

  • Kosten für einen Berater (den Sie sich unbedingt leisten sollten!),
  • Zertifizierungskosten für die Dauer von 3-5 Jahren (der Auditor kommt jährlich)
  • Eigener Personalaufwand für die Erstellung der Dokumentation und Umsetzung der einzelnen Forderungen (fällt in dem Umfang nur bei der Erstzertifizierung an).

Die spätere Aufrechterhaltung, Weiterentwicklung und Verbesserung Ihres QM-Systems erfolgt während der täglichen Arbeit.

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Wie lange dauert es bis zur Zertifizierung?

Der Zeitumfang ist natürlich abhängig von der Größe des Unternehmens, im Schnitt müssen Sie mit ca. 4 – 6 Monaten für den Aufbau in Ihrem Unternehmen rechnen.
Kleinere Organisationen sollten das in gut 2 Monaten schaffen. Beginnen Sie möglichst früh mit der Umsetzung!

Erfahrungsgemäß starten viele Unternehmen oft erst sehr spät, was zum Schluss zu vielen Überstunden, Wochenendarbeit, großer Unruhe und Unzufriedenheit der Mitarbeiter führt, denn das Tagesgeschäft wartet nicht. Denken Sie daran, dass die Dokumentationsarbeiten während der Arbeitszeit erfolgen.

Die Hauptaufgabe besteht darin, ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) in Ihrem Unternehmen aufzubauen. Dafür sind Ihre Abläufe zu untersuchen und eine QM-Dokumentation aufzubauen. Dieser Zeitaufwand fällt nur zu Beginn in größerem Umfang an, weil alle Dokumente erst einmal erstellt werden müssen. Es ist natürlich auch sinnvoll, bestehende Dokumente einzubinden.

Wenn Sie den Termin mit einer Fachkundigen Stelle (Zertifizierer) abstimmen, sollte diese einen zeitnahen Audittermin anbieten können.

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Wie läuft eine Zertifizierung ab?

Nachdem Sie Ihr QM-System komplett eingerichtet, ein internes Audit sowie ein Managementreview durchgeführt haben, holen Sie sich mehrere Angebote von Fachkundigen Stellen (Zertifizierungsunternehmen) ein. Die Adressen finden Sie unter Downloads bei FKS-Liste oder bei der Bundesagentur für Arbeit im Web.

Ist der Auftrag erteilt, wird sich der Auditor bei Ihnen zwecks Terminabsprache melden. Danach sendet er Ihnen einen Auditplan zu. Diesem können Sie die genauen Uhrzeiten, die Bereiche und Personen entnehmen, die auditiert werden. Gleichzeitig bittet er Sie um die Zusendung Ihrer QM-Dokumentation, des internen Auditberichts und des Managementreviews.

Bei der ersten Zertifizierung werden zwei Auditteile durchgeführt. Das Audit Stufe I und -wenn ohne wesentliche Mängel bestanden- das Audit Stufe II. Beide finden in Ihrem Unternehmen statt.

Zum Ende des Audits erfahren Sie in einem Abschlussgespräch, zu welchem Ergebnis der Auditor gekommen ist, bzw. was seine Empfehlung für die AZAV-Zertifizierung sein wird.

Hat es keine Abweichungen (Fehler) gegeben erhalten Sie, nach der sog. Vetoprüfung (ein nochmaliges Überprüfen aller Auditunterlagen inkl. des Auditberichts des Auditors) durch die Fachkundige Stelle, das Zertifikat. Ab diesem Zeitpunkt wird der Auditor jährlich wieder zu Ihnen kommen und ein Überwachungsaudit durchführen, welches jedoch wesentlich weniger Zeit in Anspruch nimmt, als beim ersten Mal (ca. 50% der Erstzertifizierung).

Nach Ablauf von 3 oder 5 Jahren müssen Sie Ihr Zertifikat erneuern. Dazu beauftragen Sie erneut eine Fachkundige Stelle, bzw. diese wird sich automatisch bei Ihnen melden und den Ablauf Ihres Zertifikats ankündigen. Sie haben auf jeden Fall ausreichend Zeit sich auf eine “Rezertifizierung” vorzubereiten. Diese beträgt vom Zeitumfang her ca. 2/3 der Erstzertifizierung.

Bei Fragen zur Zertifizierung rufen Sie mich gern an oder nutzen mein Kontaktformular auf diesen Seiten.

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Wie lange darf ein Praktikum/betriebliche Anteile bei einem Arbeitgeber dauern?

Bei FbW-Maßnahmen: Die Dauer geben Sie als Träger mit Ihren Erfahrungen zur Erreichung des Bildungsziels vor. Die Arbeitsagentur gibt vor, dass der Std.-Anteil max. 49% der Gesamtdauer betragen darf.

Bei Aktivierungsmaßnahmen gibt es eigene Regelungen, hier bitte die entsprechenden Seiten für Aktivierungsmaßnahmen aufrufen.

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Gibt es Fördermöglichkeiten oder Zuschüsse für die Zertifizierungskosten?

Ja, einen Antrag für Fördergelder durch den Bund (BAFA) und die notwendige Unterstützung bei der Antragstellung erhalten Sie bei uns, während der Beratung zur AZAV-Zertifizierung.

Es lohnt sich nicht immer, diese Fördergelder zu beantragen, weil durch die zusätzlich von der BAFA geforderten Beratungsleistungen (ohne die aber die Qualität einer Beratung nicht leiden darf!), das Honorar insgesamt erheblich steigen kann, was letztendlich die Fördergelder von max. 1.500,- € (50%) geradezu auffrisst! Das betrifft insbesondere kleinere Träger.

Grundsätzlich sind diese von der BAFA zusätzlich geforderten Beratungsleistungen keine schlechte Sache (z.B. Stärken-Schwächen-Analyse), damit soll die Qualität aus Sicht der BAFA sichergestellt werden.

Wenn jedoch durchweg dabei als Lösung herauskommt, dass der Kunde:

  1. ein QM-System nach AZAV benötigt und
  2. dieses nun umsetzt,

dann ist das zwar ein Argument um die Fördergelder zu beantragen, jedoch stand eine AZAV-Zertifizierung bereits schon am Anfang fest und zwar ohne Analyse, weil der Träger der Maßnahmen anbieten möchte nicht drum herum kommt!

Bei größeren Unternehmen ist das eine andere Sache, da macht so eine Analyse durchaus Sinn!

Näheres erfahren Sie von uns: info@azav.com.de

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Sind Ihre Fragen unbeantwortet geblieben?

Dann nehmen Sie hierzu bitte Kontakt mit uns auf!

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