FAQ Zertifizierung/Beratung

Eine Anmerkung vorab:
Die folgenden Zeilen spiegeln ausschließlich meine persönlichen Erfahrungen und mein Wissen wider.
(Begriffe siehe hier)

Was brauche ich alles für eine Zertifizierung?

Antwort: Eine QM-Dokumentation (nicht unbedingt ein Handbuch) inkl. aller erforderlichen Dokumente wie z.B. Verfahrensanweisungen und Formulare, welche alle Anforderungen der AZAV abdecken, den Auditbericht Ihres internen Audits und die Managementbewertung (auch Managementreview) sollten Sie auch haben.

Dazu kommen noch die umfangreichen Checklisten oder Fragenformulare der Fachkundigen Stelle, die zu jeder Zertifizierung ausgefüllt werden müssen.

Wie Sie das anstellen erfahren Sie von uns, wir helfen Ihnen gern weiter: E-Mail an info@azav.com.de

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Welche Fachkundige Stelle (FKS) ist die Richtige?

Antwort: **EINE WIRKLICH WICHTIGE FRAGE!!**
Die meisten Träger denken nur an die Kosten und die örtliche Nähe der FKS zu ihrem Unternehmen. Das spielt jedoch nur eine untergeordnete Rolle!

Von WESENTLICHER Bedeutung, weil es hier große Unterschiede gibt, sind:

  • Informiert die Fachkundige Stelle bereits umfangreich zur AZAV auf ihrer Website?
  • Gibt es einen Newsletter?
  • Welche und wie viele eigene Dokumente muß ich bei einer Zertifizierung einreichen?
  • Wie viele Formulare muß ich bei der FKS ausfüllen und wie umfangreich sind diese?
  • Werden meine Fragen am Telefon von der FKS schnell beantwortet oder landen wir jedes Mal bei einem Anrufbeantworter?
  • Kann ich mit den Mitarbeitern der Fachkundigen Stelle sprechen oder muß ich jedes Mal Formulare und Anträge ausfüllen?
  • Wie schnell ist die FKS mit der Bearbeitung, wie lange muß ich auf die Zulassung warten?
  • Wie lange dauert die Zulassung einer Maßnahme?
  • Wie viel Spielraum wird mir bei der Kalkulation gegeben?
  • Reicht die Fachkundige Stelle unsere Maßnahmen (FbW) auch zur Kostenzustimmung ein, wenn wir einen höheren Kostensatz benötigen, als mit dem B-DKS (Bundesdurchschnittskostensatz) vorgegeben?
  • Dürfen wir, falls unsere Kosten höher sind, auch noch einen Gewinn anrechnen?
  • Wie hoch darf der Gewinn max. sein, wenn wir eine Maßnahme kalkulieren?
  • Wie hoch sind die Reisekosten für einen Auditorenbesuch?

Hinweise zu den Auswahlkriterien:
An vielen Stellen der AZAV kann die FKS selbst entscheiden, wie “streng” sie die Anforderungen auslegt.
DAS IST ENTSCHEIDEND!!!
Wenn Sie Fragen zu diesen Punkten haben, beantworte ich Ihnen diese gern, Anruf genügt.

Hinweise zur räumlichen Nähe der Fachkundigen Stelle:
Grundsätzlich erfüllen alle FKS die gleichen Kriterien und werden jährlich von der DAkkS überwacht. Jede FKS arbeitet zusammen mit einem Pool freiberuflicher Auditoren die über das gesamte Bundesgebiet verteilt sind. So könnte man im Norden durchaus eine FKS aus dem südlichen Raum der Bundesrepublik wählen und der zuständige Auditor käme aus ihrer Nähe.

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Sind alle Zertifizierer/ Fachkundigen Stellen (FKS) seriös?

ANTWORT: Ja, da ihre Arbeit ebenfalls durch einen “Akkreditierer” überwacht wird. Eine Liste der für die AZAV zugelassenen Zertifizierer (auch Fachkundige Stellen genannt) finden Sie hier.

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Woran erkenne ich einen seriösen Berater?

Antwort: Ein seriöser Berater ist nicht preiswert. Die Tagessätze (8 Std.) beginnen bei ca. 600,-€-1.000,-€. Bedenken Sie, dass selbst Ihre Autowerkstatt, der Friseur oder ihr Steuerberater heute Stundensätze haben, die weit darüber liegen!

Ganz besonders in Bezug auf die AZAV sollte der Berater aber aktiv als Lead-Auditor bei einer Fachkundigen Stelle (FKS) tätig sein! Das kann er nachweisen, anhand einer sog. “Berufungsurkunde” die er von dieser FKS, dem Zertifizierungsunternehmen bekommt. Dieses beruft Ihn damit als einen Auditor bzw. Lead-Auditor (Leitenden Auditor), welcher die Anforderungen in Bezug auf Ausbildung und Berufserfahrung (in der Bildungsbranche) erfüllt sowie eine Auditorenausbildung absolviert hat. Damit kann er für diese Zertifizierungsgesellschaft tätig werden.

Berufungsurkunden sind immer zeitlich begrenzt (3 Jahre). Es kann sich um einen “Auditor” oder um einen “Lead-Auditor” handeln.

Einem Auditor stehen dadurch immer neueste Informationen zur AZAV von der Bundesagentur für Arbeit zur Verfügung. Das ist elementar wichtig und sichert seine Kompetenz!

Leider gibt es auch Berater, die gar keine Auditorenausbildung besitzen, geschweige denn im AZAV-Zertifizierungsbereich für Fachkundige Stellen tätig sind! Oder sie locken mit Angeboten die gleich eine schnelle Zertifizierung versprechen auch, weil sie z.B. „den Auditor kennen“!

Eine schnelle Zertifizierung bietet jede Fachkundige Stelle an, wenn Sie möchten.

Auch die Aussage, der Berater sei von/ bei der BAFA „zertifiziert“ oder „akkreditiert“ ist:

  • eine falsche Aussage, die die BAFA verbietet, Berater sind maximal „gelistet“ und
  • kein Qualitätskriterium in Bezug auf die AZAV Beratung!

Hüten Sie sich vor der Abhängigkeit von diesen sogenannten Beratern und dem „Gemauschel“ (Berater/ Auditor), das kostet Sie zum Schluss sehr viel Lehrgeld und Sie sparen keinen Cent!

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Bieten Sie auch über die BAFA-Förderung Beratungen an?

Ja, natürlich können Sie bei uns auch eine geförderte Beratung erhalten. Die BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) fördert den Aufbau eines QM-Systems auch nach AZAV mit maximal bis zu 1.500,-€.

Allerdings sieht die Förderung folgendes vor:

  • eine Schwächenanalyse, die wir bei Ihnen durchführen sowie
  • einen anschließenden Beratungsbericht, welcher ihnen konkrete Handlungsempfehlungen gibt, wie Sie Ihre Schwächen beheben können.

Die absolut notwendige Begleitung während des Aufbaus und der Umsetzungsphase des QM-Systems nach AZAV wird nicht gefördert!

Dafür müssen Sie leider eine separate Beratung beauftragen.

Sollten Sie trotzdem Beratungsangebote finden, die Ihnen die Begleitung in dieser Aufbauphase über eine BAFA-Förderung anbieten, dann halte ich das für äußerst unseriös und Sie gefährden die Auszahlung Ihrer Förderung!

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Reicht ein Voraudit?

Alle Zertifizierer (sogenannte Fachkundige Stellen) bieten auch ein sog. “Voraudit” an. Eine Leistung, die von Ihnen zusätzlich beauftragt werden kann aber nicht notwendig für eine Zertifizierung nach AZAV ist!
Ein Voraudit kann Ihre Zertifizierungsreife feststellen, indem sozusagen eine “Generalprobe” eines Zertifizierungsaudits durchgeführt wird. Im Anschluß wird Ihnen der Auditor sagen, an welchen Stellen es noch hapert und wo Sie evtl. noch nachbessern müssen.

Nach dem Voraudit bekommen Sie ggf. also Verbesserungsvorschläge und Hinweise, was bei Ihnen evtl. noch zu verändern ist. (Manche Menschen fahren mit ihrem Auto erst einmal zum TÜV um dann anhand der Mängelliste eine Werkstatt zu beauftragen).

Für ein Voraudit müssen Sie natürlich Ihr QM-System und die gesamte QM-Dokumentation fertig haben, sonst gibts nichts zu prüfen.

Ein Zertifizierer ist eine unabhängige Stelle die keine Beratung durchführen darf, ebenso auch nicht deren Auditor.
Manche Träger hoffen, durch ein Voraudit Beraterkosten einsparen zu können, ein Trugschluß.

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Können uns größere Beratungsgesellschaften nicht bessere Angebote machen?

Antwort: zzt. scheinen Berater wie Pilze aus dem Boden zu schießen. Da gibt es auf den ersten Blick günstige Angebote.
Vertrauen Sie auf die Qualifikation des Beraters selbst, lassen Sie sich seine/ ihre Qualifikationsnachweise zeigen, wenn er nicht auch als Auditor in Sachen AZAV unterwegs ist, lassen Sie “die Finger davon”!
siehe zur Frage: Woran erkenne ich einen seriösen Berater?

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Können wir für 1.500,-€ eine günstige Zertifizierung bekommen?

ANTWORT: NEIIIN! Sie müssen unterscheiden, zwischen den Kosten für einen Zertifizierer (Fachkundige Stelle) die für einen Zeitraum von 3-5 Jahren entstehen, von dem Sie auch Ihr Zertifikat zum Schluß bekommen und einem Berater oder einer Beratungsgesellschaft die Ihnen hilft, Ihre Unterlagen für die Zertifizierung vorzubereiten. Den Zertifizierer müssen Sie bezahlen, den Berater können Sie beauftragen. Zu den Kosten siehe weiter unten.

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Ist eine Zertifizierung wirklich so teuer? Es gibt Angebote zwischen 1.000,- bis 6.000,- €?

ANTWORT: Ja, eine Zertifizierung ist tatsächlich nicht preiswert. Besonders kleine Arbeitsvermittler haben mit diesen Kosten sehr zu kämpfen. Sie sollten aber wissen:

  • Verträge mit einer Fachkundigen Stelle (FKS) schließen Sie immer über 3 oder 5 Jahre ab. Die AZAV gestattet auch 5-Jahres-Verträge.
  • In dieser Laufzeit kommt die FKS in jährlichem Abstand insgesamt 3- bzw. 5 x zu Ihnen und überprüft Ihr QM-System.
  • Es müssen Zertifikate ausgestellt werden, die FKS beschäftigt hoch qualifizierte Auditoren und Fachkräfte, die im gesamten Zeitraum Ihr Zertifikat überwachen. Auch eine Fachkundige Stelle muß ein QM-System haben und selbst  über die DAkkS “akkreditiert” sein, was auf seiner Seite ebenfalls erhebliche Kosten verursacht.
  • Wenn ein Audit bei Ihnen stattgefunden hat, muß ein weiterer unabhängiger Auditor den gesamten Zertifizierungsprozess nachvollziehen und noch einmal alle Schriftstücke und Terminierungen überprüfen.

Diese Aufgaben verursachen hohe Kosten, sind jedoch auf die Laufzeit von 3 bzw. 5 Jahren zu verteilen. Es gibt keine Verträge oder Zertifikate für 1 Jahr!

Kosten der Zertifizierung: für einen kleinen Betrieb mit ca. 1-5 Personen liegen die Gesamtkosten für eine Zertifizierung (soweit mir bis heute bekannt) bei ca. 3.500 – 4.000,-€. Diese setzten sich aus dem Erstaudit (ca. 1.200- 2.000,-€) sowie zwei kleineren Überwachungsaudits (je ca. 900-1.000,-€) zusammen (bei 3 Jahren Laufzeit). Die 6.000,-€ halte ich persönlich für überteuert.

Gesamtangebote für unter 1.000,-€ kann ich mir nicht vorstellen, damit kann eigentlich max. die Erstzertifizierung gemeint sein.

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Wie kann ich mich am preiswertesten zertifizieren lassen?

ANTWORT: einen Teil selber machen (Infos und Vorlagen vom Berater) und für den Rest einen Berater wählen. Hier finden Sie Infos allgemein zum Sinn und Zweck des QM-Systems: siehe unter Private Arbeitsvermittler

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Uns wurde ein fertiges QM-Handbuch angeboten, reicht das nicht aus?

Antwort: NEIN. Ein QM-Handbuch oder auch AZAV-Handbuch genannt ist veraltet und heute im digitalen Zeitalter nicht mehr gebräuchlich. Seit der Revision der ISO 9001 in 2015 wird auch dort kein Handbuch mehr gefordert!

Ein Handbuch enthält auch grundsätzlich nur einen Teil der Anforderungen die Sie erfüllen müssen. Die restlichen Dokumente wie Verfahrensbeschreibungen und Formulare gehören als sog. mitgeltende Dokumente auch dazu.

Bei einem fertigen Handbuch wird beschrieben, wie und womit Sie arbeiten. Sie arbeiten dann so, wie es der Handbuchschreiber vorgibt!
Spätestens im Zertifizierungsaudit müssen Sie dem Auditor zum Inhalt Ihres Handbuchs Rede und Antwort stehen. Ihre Antworten müssen sich mit den Angaben im Handbuch decken. Sie müssen Ihre Formulare und Ihre Verfahrensanweisungen kennen.

Selbst wenn Sie durch das Audit kommen würden, so wäre Ihr Wissen darum, was ein QM-System ist, wahrscheinlich ziemlich begrenzt. D.h. Sie stellen das Handbuch ins Regal, tun weiter nichts dafür und fangen in einem Jahr wieder von vorne an. Tabellen und Daten müssen für das vergangene Jahr nachgepflegt werden usw. Das kostet jedes Mal sehr viel Geld, Zeit und macht Sie abhängig!

Unser Ziel ist es, Sie unabhängig von uns zu machen. Wenn wir gehen, wissen Sie was Sie zu tun haben und werden es zukünftig auch gut allein hin bekommen! Natürlich helfen wir Ihnen auf Wunsch auch weiterhin.

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Kann man über einen Verband oder wenn man sich mit anderen Trägern zusammenschließt, vielleicht preiswerter zertifiziert werden?

ANTWORT: Jein. Grundsätzlich muß sich jeder Träger selbst zertifizieren lassen. Man kann sich nicht mit anderen zusammenschließen, es sei denn, man gründet eine gemeinsame Gesellschaft/Unternehmen.

Ein Verband kann evtl. für seine Mitglieder bessere Konditionen bei einem Zertifizierer aushandeln, aber warum sollte er das für Nichtmitglieder tun? Auch hier muß sich jeder einzeln zertifizieren lassen. Es ist nicht möglich alle Mitglieder eines Verbandes gemeinsam zuzulassen. Auch gibt es keine Matrixzertifizierungen o.ä., wie z.B. bei der ISO 9001.

Etwas anderes ist natürlich die Zulassung eines Unternehmens mit mehreren Standorten, da wird es preiswerter, wenn es einen Hauptstandort gibt und die Niederlassungen alle nach dem gleichen Vorgehen arbeiten.

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Weitere Fragen beantworte ich Ihnen gern!

Rufen Sie mich einfach an!

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